LIMS “Analisi” e “Lean-Lab”: le nuove soluzioni software per la gestione ottimizzata dei Processi in un Laboratorio Prove :
Oggi, per i Laboratori ed in genere per le Aziende, è vitale offrire ai clienti un prodotto/servizio che non solo soddisfi le aspettative, ma abbia anche un prezzo che la clientela ritenga corretto pagare. Il solo modo per ottenere questo importantissimo risultato, è quello di tagliare sui costi cioè su tutto ciò che non fornisce valore aggiunto al lavoro e non va ad aumentare la qualità del prodotto o del servizio che viene offerto (che è poi la ragione per cui il cliente paga).
Polisystem Informatica, attenta alle necessità dei propri clienti, nel progettare il proprio LIMS, si è orientata a fornire gli strumenti per supportare il cliente anche nell’affrontare questa problematica.
La scelta di una piattaforma tecnologica più avanzata, l’aggiunta di moduli e funzionalità, rappresentano implementazioni utili, ma, a nostro avviso, non devono essere le uniche.
La metodologia conosciuta come “Lean Six Sigma” unisce le tecniche che appartengono al Six Sigma (utili per la riduzione dei difetti) ai principi del Lean (utili per snellire le procedure e velocizzare i processi).
La riduzione degli sprechi si ottiene ridisegnando tutti quei processi che non aggiungono alcun valore al vostro prodotto o servizio.
Se proverete, infatti, ad analizzare a fondo il vostro modo di lavorare, troverete moltissime azioni che non aggiungono valore ma che vanno ad aumentare solo i costi totali di ciò che fornite al cliente.
Applicando i principi del Six Sigma, riuscirete ad utilizzare al meglio le tecniche della mappatura che vi supporterà nel visualizzare il valore reale apportato da ogni processo al prodotto/servizio.
I passaggi che non apportano valore andranno eliminati o, almeno, rivisti, mentre quelli davvero utili andranno valorizzati.
L’adozione di un sistema LIMS, come quello di Polisystem Informatica, sviluppato a partire da processi operativi disegnati con approccio Lean Six Sigma, risulta un ulteriore fattore chiave di successo dell’ottimizzazione dei processi del vostro Laboratorio.
Nella tabella che segue presenta una sintesi dell’approccio integrato:
|
Lean Six Sigma (Ciclo D.M.A.I.C. )
|
|
|
Attività
|
Funzionalità LIMS
|
|
DEFINE: Individuazione Processi
|
|
| – Mappatura dei processi operativi AS-IS (tecniche: diagrammi di flusso, Analitycal Assessment “2A”, IDEF0) – Definizione dei requisiti (regolatori; sicurezza record e firme elettronici; tecnici/di infrastruttura ITC; di processo; reportistica) |
– I Capitoli dei documenti di Progetto (User Requirements Specification; Analisi Funzionale; Specifiche Tecniche, Test) corrispondono ai Processi di Laboratorio definiti e supportati
– I requisiti sono parte integrante di ciascun Processo e sono specificamente citati nel “Validation Kit”
– Il ciclo di vita di sviluppo del software LIMS è conforme agli standard ISO-9001/2008
|
| – Redazione del documento User Requirements Specification – Identificazione di attività/dati/funzioni critiche ad impatto business/qualità prodotto |
-E’ disponibile un “Validation Kit” che comprende la Documentazione di produzione del software, dei Test eseguiti, la Matrice di correlazione fra Norme e Processi/Fasi/Operazioni del LIMS a supporto delle stesse – Sono disponibili protocolli di test per le fasi di installazione e verifica funzionale (parte standard) da eseguire presso il cliente per il collaudo – il Cliente può predisporre un adeguato Validation Test Plan tramite l’innovativo Package “ValSW“ |
|
MEASURE: Rilevazione dell’attuale livello di prestazioni
|
|
| – Individuazione di un adeguato sistema di misura – Raccolta dei dati quantitativi relativi all’attuale livello di prestazione del processo relativamente ai requisiti individuati in modo da permettere una successiva categorizzazione e identificazione di “ciò che vale”. |
Il sistema LIMS è dotato di funzioni per la rilevazione di dati di processo (Tempi, Volumi, Frequenze) secondo varie prospettive/ambiti: |
|
ANALITICO
|
|
| – Numerosità Campioni e Prove (per Tipo, Prodotto, Reparto, Cliente/Committente, …) – Numerosità e % fuori limite (per prodotto, date, committente, produttore, punto di prelievo,..) |
|
| – Tempi di Processi/Fasi : Accettazione Campione, Preparazione, Analisi, Approvazione, Spedizione, .. | |
| – N° Rapporti di prova emessi | |
|
GESTIONALE
|
|
| – Gestione Assegnazione Lavori e criticità, sovrallocazioni, riassegnazione, .. | |
|
CONTROLLO DI GESTIONALE
|
|
| Analisi della Redditività | |
| Determinazione Costi e Prezzi | |
| Preventivi/Contratti : Tempi e Volumi dei carichi di lavoro | |
|
ANALYSE: Determinazione delle attività “a valore”
|
|
| -Valutazione delle attività per identificare le attività “a valore” ed eliminare gli sprechi – Valutazione del prodotto per identificare criteri di riduzione prove – Identificazione delle azioni di miglioramento di processo – Valutazione di costi / benefici – Mappatura del nuovo processo (TO-BE) – Definizione dei KPIs (Key Process Indicators) di processo |
Il sistema LIMS è dotato di funzioni che permettono la riduzione/eliminazione degli sprechi (re-inserimento di dati/calcoli e controlli manuali), la condivisione di dati elettronici senza necessità di stampare (meno carta), la navigazione / reportistica di dati analitici e di processo e l’impostazione e registrazione delle attività di validazione, che, per i diversi ambiti, possono essere così sintetizzati:
|
|
ANALITICO
|
|
| – Acquisizione automatica e parametrica valori da Strumenti | |
| – Automazione Calcoli evoluta e supportata da logiche su Excel | |
| – Automazione Logiche Analitiche specialistiche (Es. Rifiuti: Classificazione, Ammissibilità in Discarica, Metalli/Sali) | |
| – Reportistica per QA/QC (Batch Analitici) | |
| – Statistiche e Carte di Controllo Shewhart applicabili ad esempio a : Prodotto, Punti di Prelievo, Strumenti, Operatori, Prove, Matrici, .. | |
|
GESTIONALE
|
|
|
– Gestione priorità e scadenze di consegna
|
|
| – Pianificazione attività del Laboratorio con arco temporale Storico e Previsionale | |
| – Allocazione dinamica attività di test agli Operatori e gestione Code di lavoro Strumenti | |
| – Stato avanzamento lavori per campione, reparto, operatore, commessa | |
| – Calendario Campioni con automazione Accettazioni | |
|
DOCUMENTALE (paperless)
|
|
| – Sostituzione del supporto cartaceo nella gestione dell’assegnazione lavori e del caricamento risultati della prova | |
|
– Firma elettronica e digitale
|
|
| – Modulo “LIMS-Doc” per l’integrazione automatica dei documenti prodotti dal LIMS con il Sistema di Workflow Management (es. Gestione Non conformità) | |
|
REGOLATORIO
|
|
| – Gestione ed Emissione di rapporti di prova secondo Normative | |
| – Automazione Validazione e Protezione Logiche di Calcolo con il package ValProt | |
| – Validazione/Verifiche di Validazione Metodi con il Package ValMeth | |
| – Possibilità di registrare informazioni strutturate per la Validazione del Software con il package ValSW | |
|
IMPROVE: Implementazione delle soluzioni migliorative
|
|
| – Definizione e attuazione delle nuove modalità operative – Addestramento Operatori |
Installazione e configurazione delle funzioni di LIMS identificate |
|
CONTROL: Monitoraggio delle soluzioni adottate
|
|
| Ogni iniziativa di miglioramento ha bisogno di un meccanismo di feedback e di controllo per assicurare che non si torni, lentamente, nella situazione che vigeva prima del cambiamento introdotto. Questo si riflette nel periodico monitoraggio e valutazione dei KPI dopo l’implementazione delle azioni di miglioramento. | – Valutazione Indicatori di Processo (KPIs) e confronto con lo storico tramite “APP” di Sistemi di Business Intelligence |
Il LIMS “Analisi” è stato completamente ridisegnato nell’interfaccia utente, arricchito e perfezionato nelle funzionalità operative, ma soprattutto re-ingegnerizzato nella direzione di un “Lean LIMS”.
I servizi di consulenza di PTM Consulting e le soluzioni software Polisystem Informatica (LIMS, Validazione Software, Validazione Metodi, Validazione logiche di calcolo) garantiscono una sinergia per la realizzazione di un Progetto integrato dall’approccio innovativo per l’automazione e l’ottimizzazione dei processi del Laboratorio.