Le procedure di Gestione automatica delle Spedizioni dei Rapporti di Prova, dei Contratti (già previste nel Modulo Base del LIMS “Analisi”), nonché dei Preventivi (gestiti dai rispettivi Moduli opzionali) permettono di alleviare significativamente i compiti di segreteria e di organizzare un servizio puntuale di trasmissione dei documenti ai Clienti.
Tale servizio infatti permetterà loro di usufruire di una serie di vantaggi, quali ad es. :
- La disponibilità del Rapporto di Prova immediatamente dopo la sua emissione
- La conservazione legale presso gli archivi informatici del Laboratorio
- La facile rintracciabilità del documento
Ad un documento può essere conferito pieno valore legale se viene apposta una Firma Digitale secondo i requisiti della Legge Italiana (DPCM 8 Feb 1999, Testo Unico 445/2000, e successive modifiche fino al CAD Dlgs 159/2006).
Il Modulo Opzionale di “Analisi©”, integra le funzionalità offerte da un diffuso Software per la Firma Digitale (“Dyke”), permettendo di apporre la firma digitale contestualmente all’invio cumulativo tramite email dei Rapporti di Prova, a seconda delle modalità di spedizione impostati per ciascun Committente.
L’utente può decidere di spedire solo RdP.p7m o anche RdP.pdf; può scegliere l’Account di Spedizione RdP; può scegliere l’Account PEC di Spedizione RdP; è attivo il Controllo dei Limiti di dimensione delle Caselle email : se necessario, il Modulo invia più di una mail.
I Rapporti di Prova firmati digitalmente, possono anche essere scaricati dal Committente, tramite il Portale Web del Laboratorio.
La Firma digitale può essere indifferentemente Singola o Multipla, quando il Laboratorio ha la necessità di ufficializzare la Firma di più di un Responsabile sullo stesso Rapporto di Prova.
Ad esempio, oltre al Responsabile del Laboratorio, devono apporre la propria Firma Digitale “qualificata”, anche i singoli Responsabili dei diversi Reparti coinvolti nell’effettuazione delle Prove.
In tale circostanza, il processo di Firma è più articolato rispetto a quello previsto dalla Firma Digitale singola, in quanto, prima dell’invio massivo email dei Documenti firmati, è necessaria, da parte del Modulo software, la verifica dell’avvenuta apposizione di tutte le firme previste.
Vengono visualizzati tutti i firmatari necessari e quali devono ancora apporre la firma.
La Firma Digitale da remoto con tecnologia HSM (Hardware Security Module) (Opzionale) è una modalità di Firma accessibile via Internet/Intranet da parte di un Certificatore accreditato.
Spesso si tratta di una firma massiva di documenti (nel caso specifico, di Rapporti di Prova o di Relazioni Tecniche).
Nel caso in cui il Laboratorio scelga tale modalità, al posto della procedura standard di Firma digitale del LIMS, viene installata un’apposita procedura che opera in due step :
- Export dei documenti da firmare in formato .pdf in una cartella si sincronizzazione HSM;
- Verifica della presenza dei documenti firmati e conseguente spedizione degli stessi in allegato via email.