Validazione Formule / Logiche di Calcolo impostate su MS/Excel

Il processo di Convalida delle Formule su MS/Excel® viene eseguito manualmente e risulta spesso oneroso, soprattutto quando le formule sono numerose e complesse.
La verifica della correttezza dei risultati è solo visiva (confronto con documenti generati) e non guidata (se non in applicazione volontaria di procedure / SOP).
La produzione della necessaria documentazione risulta impegnativa, il monitoraggio dell’intero processo è complicato.
La riconvalida, soprattutto in assenza di audit trail del processo, è necessaria e spesso con frequenza ravvicinata.
La convalida di Formule su MS/Excel® risulta notevolmente agevolata da un approccio procedurale e dall’uso di strumenti software in conformità con le Normative correnti: GxP, EU Annex 11, FDA CFR21 Part11, ISO 17025, ISO 13485.
L’obiettivo è poter disporre di Fogli di Calcolo convalidati e mantenuti tali in un ambiente sicuro, utilizzando adeguati supporti software per l’automazione del processo di Verifica / Qualifica, Documentazione e Protezione.
In questo modo si ottiene anche un evidente risparmio di tempi e di costi.
La necessità di convalidare le formule di MS/Excel è da tempo evidenziata ed affrontata prevalentemente nel settore Farmaceutico, ma anche la ISO/IEC 17025 impone delle clausole (4.3, 4.12, 5.4, 5.5) per la “sicurezza dei dati”, la loro “protezione” e per la “Validazione delle logiche di calcolo”. In particolare, il punto 5.4.7 (Controllo dei Dati) specifica che “il software … sviluppato dall’utente deve essere documentato con sufficiente dettaglio e convenientemente validato”.
Questo requisito, anche secondo le linee guida ACCREDIA (RT-08), si applica anche allo sviluppo su Fogli Elettronici (es. formule MS/Excel).
Polisystem Informatica, ha realizzato un nuovo “Componente Aggiuntivo” di MS/Excel che governa il processo di Convalida e Protezione guidata delle Formule su Excel, registrando, in parallelo, su di un apposito DataBase a supporto, le informazioni utili per la gestione degli Accessi e delle Mansioni, la corretta memorizzazione delle Cartelle e della Documentazione a corredo, il Log delle Cartelle revisionate ed il relativo Audit Trail di dettaglio .
Il livello della Validazione da impostare, dipende dal livello di rischio percepito e stabilito da eventuali inconvenienti che si dovessero verificare nel processo a causa di errori (fondamentali o marginali) delle formule; il Validation Plan andrà quindi impostato seguendo tali criteri.
La disponibilità di procedure operative standard per l’uso e la gestione dei fogli potrebbe rivelarsi un indispensabile requisito preliminare per la convalida appropriata.

Quando una Cartella Excel con formule è da considerarsi un “quality record” deve disporre di :
• User Requirements definiti
• Il Protocollo di Validazione usato ed i relativi criteri di accettazione (Validation Plan)
• Casi di Test
• Un Report di validazione
• Un “Audit Trail” sia per le Formule Modello, sia per i Fogli di input dati

La definizione delle logiche di tali Cartelle di lavoro, è generalmente affidata solo ad alcuni utenti autorizzati (Es. Responsabili di Servizio), anche se poi l’utilizzo di tali logiche dovrà essere permesso ad un numero di utenti più esteso (Operatori di Laboratorio), condividendo in rete la Cartella.
Tali considerazioni, valgono per qualsiasi Laboratorio che utilizzi MS/Excel per calcoli a supporto dell’attività analitica o Azienda che usi MS/Excel nell’ambito di una fase di processo che influisca nella qualità di un Prodotto.

Utilizzo integrato di Logiche di calcolo su MS/Excel per Risultati/Incertezza su LIMS :

Alcuni LIMS (da sempre il LIMS “Analisi” (metti link) di Polisystem Informatica), dispongono di una piattaforma integrata che organizza, esegue, documenta e mantiene la tracciabilità dei calcoli effettuati.
Tali calcoli (sia per Risultati di una Prova seguendo una Procedura Operativa, sia per la relativa determinazione dell’Incertezza), sono eseguiti automaticamente, previo input dei soli valori di Variabili (definibili liberamente).

La ISO/IEC 17025 impone delle clausole (4.3, 4.12, 5.4, 5.5) per la “sicurezza dei dati”, la loro “protezione” e per la “Validazione delle logiche di calcolo”.

In particolare, il punto 5.4.7 (Controllo dei Dati) specifica che “il software … sviluppato dall’utente deve essere documentato con sufficiente dettaglio e convenientemente validato”.

Questo requisito, secondo l’interpretazione ACCREDIA, si applica anche allo sviluppo su Fogli Elettronici (es. formule MS/Excel o macro Visual Basic).

E’ noto che nei Laboratori Prove MS/Excel è di gran lunga lo spreadsheet più utilizzato, il più delle volte proprio per automatizzare calcoli a supporto dell’applicazione di Metodi di prova.

Molti LIMS sono però progettati per impostare le logiche di calcolo a supporto dell’applicazione dei Metodi solo proponendo una sintassi di definizione delle formule che quasi sempre è limitativa e priva delle potenti Funzioni matematiche, statistiche e logiche di cui Excel dispone.

Oltretutto non c’è paragone fra l’estrema facilità nell’impostazione delle formule offerta da Excel, rispetto alla difficoltà che senz’altro si può incontrare nel trascrivere una formula, a volte anche complessa, secondo la “povera” sintassi implementabile in un campo di un dataBase.

Infine, come validare le logiche impostate secondo tale sintassi, e la sintassi stessa ?

Mentre la validazione della sintassi dovrebbe essere fornita dalla Software House produttrice del LIMS (servizio non così diffuso), la validazione delle logiche rimane a carico del Laboratorio e spesso viene realizzata manualmente o con procedimenti “artigianali”, o, peggio, il Laboratorio sceglie di utilizzare sistemi di calcolo non integrati con il LIMS trascrivendo nel LIMS stesso direttamente i risultati calcolati, con buona pace della tracciabilità.

E’ proprio per questi motivi che il LIMS “Analisi”(metti link) utilizza come “motore” di calcolo proprio MS/Excel :

• Perché le formule possono essere impostate in maniera facile, efficace e sofisticata utilizzando un potente set di funzioni predefinite.

• Perché la diffusione di MS/Excel è tale che spesso non occorre una formazione di base degli utenti.
• Perché l’integrazione con il LIMS “Analisi” assicura comunque la completa tracciabilità di tutte le variabili utilizzate nel calcolo.
• Perché le logiche di calcolo, soprattutto quelle utilizzate ad esempio per il calcolo del Risultato di una Prova e contestualmente dell’incertezza associata, su Excel si possono proteggere e validare più facilmente, già con gli strumenti messi a disposizione dallo stesso Excel.

“ValProt” è stato progettato per automatizzare l’attività di Validazione e Protezione delle formule realizzate su cartelle MS/Excel da tutti i Laboratori, prevedendo inoltre automazioni specifiche per gli Utenti del LIMS “Analisi”.

“ValProt” è semplicemente un “Componente Aggiuntivo” di MS/Excel che, utilizzando a pieno le funzionalità di Excel stesso ed arricchendole con la memorizzazione di informazioni accessorie su di un DataBase di supporto, prende per mano l’utente e lo guida nell’attività di Validazione e protezione delle logiche di calcolo.